Coordonnateur des Services à la clientèle Ottawa , ON

Description

Titre du poste : Coordonnateur des Services à la clientèle

Numéro de concours : 10-2020

Service : Bibliothèque et Archives Jean-Léon-Allie

Supérieur immédiat : Bibliothécaire, chef de services aux usagers

Type d’emploi : Permanent

Horaire de travail: 35 heures/sem. (possibilité de travail en soirée et fin de semaine)

Échelle salariale : Niveau 5, (47 054 $ to 59 259 $)


Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte près de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, philosophie, relations humaines et théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS :

Sous la direction du bibliothécaire, Bibliothécaire, chef de services aux usagers, assurer la gestion quotidienne du comptoir des services, les services de référence directionnelle de la bibliothèque, la réserve, de la correction d'épreuves, de la préparation matérielle et de la recherche bibliographique.


SERVICE À LA CLIENTÈLE

Organisation du travail :

Superviser le travail des différentes activités reliées aux services à la clientèle, nommément la référence directionnelle de la bibliothèque (stack-assistance), la correction d'épreuves, la préparation matérielle, la recherche bibliographique et le classement des livres;

Coordonner les services à la clientèle ; se tenir au courant des nouveaux développements dans les domaines regardant son service ; inscrire ces développements dans la vision, les objectifs et les priorités des services ; coordonner et faciliter la chaîne de travail et le processus de prise de décisions de son service ;

Travailler en étroite collaboration avec tous les membres du personnel de la bibliothèque, ainsi que les facultés, instituts ou services de l’Université;

Préparer des rapports statistiques et autres rapports de gestion sur les Services à la clientèle;

Gestion quotidienne :

Gérer quotidiennement le comptoir des services, i.e. (a) assurer la présence du personnel compétent au comptoir des services pendant les heures d’ouverture de la bibliothèque; (b) former le personnel; (c) vérifier et faire des suggestions pour la mise-à-jour des politiques relatives au service à la clientèle; (d) préparer les rapports, les statistiques, et l’horaire de service.

Gérer la petite caisse: calculer la petite caisse à tous les jours, identifier les gains ou la perte de la journée, déposer les gains;

Superviser la mise en réserve des livres indiqués par les professeur(e)s;

Vérifier les volumes notés comme manquants à la bibliothèque et avertir le bibliothécaire en chef lorsqu'un ouvrage manque depuis plus d'un an, ou lorsque la demande est urgente;

Service à la clientèle :

Assurer un service de référence directionnelle: orienter et aider les étudiant(e)s, professeur(e)s et autres usagers de la bibliothèque dans l'utilisation des différents services offerts par la bibliothèque, principalement les services informatisés tels que les outils de référence, photocopieurs, ordinateurs, l'INTERNET et le catalogue automatisé de la bibliothèque; référer à un(e) bibliothécaire s'il y a lieu;

Effectuer le service au comptoir, concurremment à ses autres tâches, (au moins 5 x ½ jr./sem.) pendant les heures de bibliothèque (quelques soirées et fins de semaine, s’il y a lieu) ; faire le retour des livres et effectuer les prêts.

RÉSERVE ET VÉRIFICATION BIBLIOGRAPHIQUE

Préparer les livres de réserve pour les professeurs (traiter les demandes, changer le statut du livre dans le système, gestion des rayons de la réserve). Gestion des ressources électronique pour la réserve (livres électroniques, journaux, etc.) en utilisant le système de réserve électronique.

Effectuer les recherches bibliographiques dans diverses banques de données (entre autres Alma et Worldcat) et catalogue de bibliothèque (entre autres avec OMNI).


CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d'études collégiales (D.E.C.) en technique de la documentation ou scolarité équivalente;
  • 3 ans d’expérience dans le milieu des bibliothèques ou en archivistique, spécifiquement dans le domaine des services à la clientèle;
  • Connaissance du format MARC;
  • Connaissance de la navigation sur Internet;
  • Connaissance des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint etc.)
  • Connaissance de d’autres logiciels utilisés en bibliothèque serait un atout;


QUALITÉS ESSENTIELLES

  • Bilinguisme anglais français (oral et écrit);
  • Capacité à filtrer les problèmes dans son domaine d’expertise et à les traiter;
  • Dynamisme, intérêt et motivation;
  • Flexibilité et capacité à faire face au changement;
  • Capacité à communiquer et à travailler efficacement en groupe de travail, ainsi qu’avec ses supérieurs et collègues;
  • Compréhension et adhésion aux standards professionnels ainsi qu’aux principes d’éthique et de liberté intellectuelle;
  • Entregent et sens du service à la clientèle;
  • Sens des responsabilités et bon jugement;
  • Autonomie: le (la) titulaire de ce poste gère quotidiennement toutes les activités du comptoir des services;
  • Esprit d'initiative et respect des procédures établies;
  • Habileté à bien gérer son temps et ses priorités;
  • Capacité à travailler sous pression;
  • Disponibilité/flexibilité: coopération et collaboration dans les activités quotidiennes et les demandes exceptionnelles.
  • Attention aux détails

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature (CV et lettre de motivation) en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 13 août 2020 à 23:59pm.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.

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Job Title: Client Services Coordinator

Competition Number: 10-2020

Service: Jean-Léon Allie Library and Archives

Immediate Supervisor: Head of User Services Librarian

Job Type: Permanent

Work Schedule: 35 hours/week (may need to work in the evenings and on weekends)

Salary Scale: Level 5, ($47 054 to $59 259)

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in social communication, counselling and psychotherapy, canon law, public ethics, conflict studies, theology, human relations, transformative leadership and spirituality, and social innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

SUMMARY OF DUTIES:

Under the direction of the Head of User Services Librarian, ensure day-to-day management of the service counter, stack assistance, books on reserve, proofreading, preparation of materials and bibliographic research.

CLIENT SERVICES

Organization of tasks:

Supervise tasks related to client services, namely stack assistance, proofreading, preparation of materials, bibliographic research and classification of books;

Coordinate client services; keep up to date with new developments in areas related to client services; integrate these developments in the vision, objectives and priorities of client services; coordinate and facilitate the workflow and decision-making process of client services;

Work closely with all library staff, as well as with the University’s faculties, institutes and services;

Prepare statistical reports and other management reports on client services.

Day-to-day management:

Provide daily management of the service counter, i.e. (a) make sure qualified staff are at the service counter when the library is open; (b) train staff; (c) verify and suggest updates to policies related to client services; (d) prepare reports, statistics, and schedules for client services.

Manage the petty cash: add up the petty cash every day, identify gains or losses for the day, and deposit any gains;

Supervise placing books on reserve that professors have requested;

Verify volumes that have been identified as missing from the library and advise the Chief Librarian when a book has been missing for more than a year or when demand is urgent;

Client service:

Ensure stack assistance service is available: guide and assist students, professors and other users in using the various services that the library offers, especially computerized services such as reference tools, photocopiers, computers, the Internet and the library’s online catalogue; refer users to a librarian, if needed;

Do counter service while carrying out other duties (at least 5 x ½ day/week) during library hours (some evenings and weekends, if needed); do book returns and loans.

BOOKS ON RESERVE AND BIBLIOGRAPHIC VERIFICATION

Prepare books on reserve for professors (handle requests, change the status of the book in the system, manage the reserve shelves). Maintain electronic resources for reserve (ebooks, journals, etc.) using the electronic reservation system.

Conduct bibliographic research in various databases (such as Alma and WorldCat) and library catalogues (such as OMNI).

KNOWLEDGE AND EXPERIENCE

  • College diploma in technical documentation or equivalent education;
  • 3 years of experience in a library or archives setting, specifically in the area of client service;
  • Knowledge of MARC formats;
  • Knowledge of Internet browsing;
  • Knowledge of Microsoft Office software (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
  • Knowledge of other software used in libraries would be an asset.

ESSENTIAL QUALITIES

  • Bilingualism: English and French (oral and written);
  • Ability to screen problems in your area of expertise and address them;
  • Drive, interest and motivation;
  • Flexibility and ability to cope with change;
  • Ability to communicate and work effectively as part of a group, as well as with supervisors and colleagues;
  • Understanding of and adherence to professional standards and ethical and intellectual freedom principles;
  • Good interpersonal and customer service skills;
  • Sense of responsibility and good judgment;
  • Autonomy: the incumbent manages all activities at the service counter every day;
  • Sense of initiative and respect for established procedures;
  • Ability to manage time and priorities well;
  • Ability to work under pressure;
  • Availability/flexibility: cooperation and collaboration in daily activities and unusual requests;
  • Attention to detail.

Interested candidates are requested to submit an online application at www.ustpaul.ca by August 13, 2020 at 11:59pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Closes: 13 August, 2020

Université Saint-Paul
Ottawa , ON